La stesura del PTSP e i processi di monitoraggio e di riesame sono di responsabilità del Direttore di Dipartimento, che si avvale del supporto del Responsabile AQ del Dipartimento. Ogni Dipartimento può coinvolgere nel processo, sulla base della propria organizzazione interna, le figure che ritiene maggiormente opportune (ad es. i referenti per il Dipartimento per la didattica, per la ricerca e per la terza missione/impatto sociale).
È raccomandato il coinvolgimento del Responsabile dei processi contabili del Dipartimento.
Possono eventualmente collaborare alla stesura del documento uno o più studenti/dottorandi rappresentanti, una rappresentanza del Personale Tecnico Amministrativo coinvolto nella gestione delle missioni dipartimentali e una rappresentanza delle Parti Interessate (Stakeholders).